「議事録は会議で重要な役割を持っている。」そんなことが言われていますし、僕もそう思います。
でも、初心者からすると
- どうやって議事録を書けばいいの？
- 議事録初心者が書くときに気をつけることは？
- 議事録には、何を書けばいいの？
と不安に思う方も多いと思います。
そこで、当記事では「初心者が議事録を作成する際に気をつけること」を元コンサルタントとして、合計1,000回以上の会議に出席して、300枚以上の議事録を書いた私から紹介させていただきます。
具体的には、
- 議事録作成の目的
- 議事録作成の方法
- 議事録に書くこと一覧
を要点だけに絞って紹介しますね！
この記事は約5分で読めます。
会議直前で読んでも大丈夫です！5分後には「議事録の初心者が何を書くべきか」が明確に理解できます。
「これから議事録を書くけど、不安だな」という人はぜひ一読を！
リンクで飛べる目次
議事録の初心者は覚えておきたい「議事録作成の目的」
初心者の人に、最初に伝えたいことは「議事録作成の目的」です。
議事録作成の目的は二つあります。
- 会議で決定した内容を記録する
- 会議後のアクションを周知する
どちらも共通して言えることは「会議に関わる人が同じ認識を持てる」ようにすることです。
会議の内容や会議後のアクションについて、全員が同じ認識になるために議事録は存在しています。
議事録の初心者は覚えておきたい最低限の「議事録作成の方法」
議事録には、最低限5W1Hを書く必要があります。
- だれが(what)
- いつ(when)
- どこで(where)
- なにを(what)
- なぜ(why)
- どのように(how)
という要素を書ければ、問題ないです。しかしそれを「どのように書いていくか」がわからないんですよね。
なので、この章では
- 会議前の準備
- 会議中の記録
- 会議後の編集
について、それぞれ要点だけに絞って紹介しますね！
議事録の初心者は絶対やれ！ 会議前の準備編
会議前に議事録作成するの？と思うかもしれませんが、会議前の準備が一番重要です。
会議の詳細を確認してないだけで、議事録どころか会議についていけないことも...
なので会議前に、準備はしっかりしておきましょう！
議事録作成のために把握しておくことは、以下の通りです。
- 場所
- 時間
- 参加者
- 議題
できれば、先に議事録に記載しておきましょう。そのほうが安心ですよね。
たまに初心者で会議が始まってから場所とか書く人いるんですが、前もって書けますよね？
また、前回までの議事録に目を通しておくことも重要です。
- どんな議題か？
- 誰が参加しているか？
- 主導権はどちらが握っているか？
- どのような議事録となっているか？
- 議事録はエクセル？メモ帳？パワポ？
上記のことを古い議事録から読み取れれば、まねして書くことができますよね。
初心者の失敗としてよくあるのが、「自己流で見本を見ずに、議事録作成をする」ことです。
初心者でありがちな準備の不足を事前に回避しましょう！
最後にもうひとつ、重要なことをお伝えします。
会議の流れや「その会議で何を決めるか」などが、資料から読み取れるはずです。そこから会議の流れを予測しましょう！
会議の流れを予想することで議事録を作成する際に「議題」→「内容」→「結論（決定事項）」をスムーズに記載することができます。
会議前の準備で議事録の諸条件を書いておくことが、議事録をうまく作成するために必要なことです！
議事録の初心者は絶対やれ！ 会議中の記録編
会議中に議事録に記録するのは以下の通りです。
- 議題
- 発言者
- 発言内容
- 議題の結論
議題は、会議前に書いているのですが、会議中に別の議題へ飛ぶことがあります。そのときに追加すれば良いですね。
発言者は名字の一文字目など、会議後にわかるようにメモすればOKです。
発言者の名前がわからない場合は、席の場所をメモしておきアルファベットで仮名を付けておきましょう。会議後に上司や先輩に確認して、補完してください。
初心者が「発言内容」や「議題」の流れを追えず、全てをメモできない場合は「単語」と「発言者」をメモしておきましょう。
例えば、以下のようなイメージです。
例：来週 月曜 ３時 修正 資料 確認（い）
ここまでメモできれば、会議後の編集で話しが繋がります。
初心者は全てを記録するつもりの方が良いでしょう。最初から会議の重要ポイントだけを記録すると、抜け漏れが発生しやすいからです。
そんな初心者は、ボイスレコーダーをもっていくことをおすすめします。ボイスレコーダーがあれば、心理的に安心して会議に集中することができますよね。
ボイスレコーダーを使うときの注意点は「会議参加者にボイスレコーダーを使う」と宣言することです。無断で録音すると、イメージが悪くなります。
アプリの録音でも良いですね。しかしアプリの録音だと会議中にスマホを出しておくことになるので、古い体質の企業では印象がよくないです。
数千円程度で一生使えるボイスレコーダーをこの際に購入してみてはいかがでしょうか？
オリンパス OLYMPUS ステレオICレコーダー Voice Trek V-873 ブラック 8GB
議事録の初心者は絶対やれ！ 会議後の編集編
会議後はできるだけ早く提出できるように、修正や加筆を行いましょう。提出時間の目安としては会議終了から24時間以内です。
なぜ24時間以内がいいのか？それは「会議参加者の記憶が新しいうちに、議事録を確認してもらうため」です。
会議後の編集は、以下を行いましょう！
- 単語だけとなっている部分を補足して、文章にする
- 構成をきれいにして「議題」→「発言」→「結果」の順番にする
- 結果から導かれる「アクション」を明確化する
文章化するときの注意点は誤解を産まないように、正確に記載することです。
例 「7:00から〜」を「19:00〜」
上記のような表現で誤解を防ぎましょう。
発言を記録しておくことで後々、「なんでこのアクションをとったんだっけ？」という振り返りのときに根拠を提示することができます。5W1Hでいうとwhyの部分ですね。
今後のアクションは、議事録で一番大切なポイントなので
- 誰が
- いつ
- 何を
- どうやって
を詳細に書きましょう。
会議を行う目的は「次のアクションを決定すること」なので、一番重要な部分です。（会議の初心者も、この目的を意識すると良いですね！）
次のアクションがわからなければ、上司や先輩に相談して記載するようにしましょう。
議事録の初心者が書くべきことを再度確認！
議事録の初心者が気をつけることを紹介しました。
最低限、書くことをもう一度まとめますね！提出前の確認に役立ててください。
- 会議名
- 日時、場所
- 配布資料の格納場所
- 参加者
- 議題
- 議題に対応した内容（発言者名）
- 結論（次のアクション）
上記の要素さえ書ければ、初心者は問題ありません。あとは上司や先輩と相談しつつ、ブラッシュアップしていきましょう。
議事録の初心者ということは、会議に出席するのも初心者なんですよね。緊張した状態で会議に参加してても、議事録をうまく取ることができません。
そういう心配が失敗の元なのです。
なので、ボイスレコーダーもしくは、録音アプリを使ってリスクを回避しましょう。
こう考えると緊張もほぐれ、会議に集中することができます。
「さっきなんて言ってたんだろう？」と気にしてさらにミスを誘発。そんな場面をOJTのときに、何度も見てきました。
それなら「聞けなかったけど、ボイスレコーダーあるし、大丈夫でしょ！」と切り替えて会議に集中する方が良いですよね？
おすすめのボイスレコーダーと録音アプリを貼っておくから、初心者はぜひ購入やダウンロードしてみてください！正直アプリよりもレコーダーの方が安心ですね。
古い体質の企業だと、スマホを会議中に出すのはイメージが悪いんですよね。
ボイスレコーダーなら全員が録音されてるって認識になるので、使いやすいんです。（ボイスレコーダーや録音アプリを使うときは事前に許可を取りましょう！）
あの時買っておけばよかった...とならないように数千円の投資で、リスクを事前に回避しましょう。ボイスレコーダーは一生使えるものなので、ひとつは持っておくと便利ですよ！
オリンパス OLYMPUS ステレオICレコーダー Voice Trek V-873 ブラック 8GB
注：この少しボイスレコーダーは高いんだけど、電池よりPCで充電出来た方が便利だからこれを紹介してます！
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