新卒3年目の議事録を添削したのですが、ほとんどが書き直しとなってしまいました。(本人よりもOJTの先輩方が悪いのですが。。。) その際に議事録の書き方について伝えたのでそれを記事にしようと思います。 議事録というと一見簡単なイメージがありますが、実際に書いてみると意外と難しいものです。 この記事では、新入社員の方や若手の方で議事録を書く方を対象に具体的な議事録作成方法を紹介致します。

目次

  1. 議事録作成の目的
  2. 議事録作成の方法
    1. 会議前
    2. 会議中
    3. 会議後
  3. まとめ

1.議事録作成の目的

議事録の目的は主に二つと考えています。

①会議で決定した内容を周知する

 その会議で何を決めたのかを会議関連者に周知する必要があります。

②会議後のアクションを周知する
 会議後にどのようなアクションが必要か周知する必要があります。

2.議事録作成の方法

議事録には、最低限5W1Hを書く必要があります。 だれが(what)、いつ(when)、どこで(where)、なにを(what)、なぜ(why)、どうように(how)といったものを書くことが出来れば基本的には問題ないはずです。 作成方法は会議前、会議中、会議後に分けて説明します。

1.会議前

会議前に議事録作成するの?と思うかもしれませんが、会議前の準備が一番重要です。 会議の詳細を確認していないだけで、議事録どころか会議についていけないこともあります。 そのため、会議前の準備は以下を行いましょう。
  • 場所
  • 時間
  • 参加者
  • 議題
  • 投影する資料並びに配布する資料
場所(where)、時間(when)、参加者(who)は重要ですが、会議後でも確認できます。(参加者は顔と名前が一致しているとより議事録作成しやすいです。) 議題、資料については構成を重点的に確認しましょう。構成を確認することで会議の中心が誰でどのような回答を待っているかわかることがあります。 5W1Hのどの答えを求めているか分かれば会議中は注意して聞けば良いですし、聞き逃しても再確認して回答をもらえることが多いと思います。 準備に関しては、先に議事録となるメモ、word、excel等に記述しておきましょう。議題に関しては番号を振り、分けておくと会議中も整理され見やすくなります。

2.会議中

会議中は以下をメモしましょう。
  • 議題
  • 発言者
  • 発言内容
  • 議題の結論
議題は準備の段階で記述していますが、派生して別の議題になることもあります。 そのときは〇〇の話などわかるようにしておくようにしましょう。 発言者は苗字の一文字目など会議後にわかるようにメモすればOKです。発言者の名前がわからない場合は席次をメモしておきアルファベットで仮名を付けておきましょう。会議後に上司や先輩に確認して保管できるようにしましょう。 どうしても間に合わない場合、「単語」と「発言者」はメモしておきましょう。例文のかっこ内は発言者の頭文字です。 例:来週 月曜 3時 修正 資料 確認(い) ここまでメモ出来れば、会議後の修正で話しをつなげることができますね。

3.会議後

出来るだけ早く作成、修正しましょう。議事録は時間が勝負です。直後であれば覚えていることも時間がたつとあやふやになってしまいます。(議事録を読む側の人も) 会議後すぐに取り掛かりその日のうちに提出を心がけてください。 会議後の議事録は以下を行い完成を目指しましょう。
  1. 単語だけの文章に接続詞等を加え文として完成させる。
  2. 構成を見直し、『議題』→『発言』→『結論』となるようまとめる。
  3. 今後のアクションの洗い出し
まず初めにメモが不足しており、文として成り立っていない箇所を修正します。先ほどの例を一文にすると以下となります。 例:来週月曜日(○○月△△日)の15時に修正した資料を確認させてほしい(い) 次に構成を見直します。読者が誤解することが無いような表現にすることも重要です。 発言を書くことでどういう経緯で結論に至ったかを把握することもできます。後々確認したときになぜ?(why)の部分を確認できます。 今後のアクション洗い出しについての対象は全ての関連者としましょう。 洗い出したアクションは締め切りや前提条件も記述しておくと良いと思います。

3.まとめ

一言で議事録と言っても様々な形や書き方等ありますので、一つの参考となれば幸いです。 議事録で大切なのは、5W1Hですのでまずは意識して作成してみてください 何度も何度も書くことで必ず技術は向上するはずです。レビューで真っ赤になってもくじけずに努力を続けましょう。
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